Những kỹ năng quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Bản kế hoạch chi tiết và cụ thể chính là yếu tố không thể thiếu trong sự thành công của sự kiệnThành bại của kế hoạch luôn chịu ảnh hưởng to lớn của yếu tố bản kế hoạch

70% của sự thành công phụ thuộc vào kế hoạch tốt mà bạn xây dựngNhờ hơn 10 năm hoạt động, bằng một vốn kinh nghiệm hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

1.     Định hình loại sự kiện và mục đích của sự kiện

Bước đầu tiên bạn phải xác định loại hình sự kiện bạn sẽ tổ chức: Lễ kỷ niệm thành lập, lễ tri ân, hội nghị-hội thảo,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.

Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.Bạn muốn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.

2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Như lời dẫn của mc, các tiết mục văn nghệ cũng cần được chạy trước chương trình.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.

3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Bởi vậy  mà doanh nghiệp phải xây dựng một thông điệp rõ ràng.

4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?

Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Việc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.

5.    Lập chương trình tổ chức sự kiện

Muốn có một chương trình hoàn hảo, bao giờ bạn cũng cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện, càng tỉ mỉ, chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào những vấn đề chính của sự kiện như các phần bên trên đã đề ra.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…

6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Lập ngân sách cho sự kiện.

Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện event – tổ chức khai trương công ty – tổ chức lễ khởi công công trình – Tìm hiểu dịch vụ uy tín, chất lượng tại Tổ chức sự kiện Đại Lâm

Leave a Reply